Updates to Allowable Apps for CPS Students and Staff

Dear CPS Families and Staff,

Chicago Public Schools (CPS) takes our responsibility to protect our students’ digital information security extremely seriously, and we are writing today to inform you of some upcoming changes to the list of approved applications (apps) our students will be able to access with their CPS accounts. Students may lose access to information contained in unapproved apps, so please read this message carefully and in its entirety.

Background
As you may know, Illinois passed an updated version of the Student Online Personal Protection Act (SOPPA) in 2019, which is the student data privacy law that protects students' personal information and prevents students from being tracked online and having their data sold to unaccountable third parties. Since this law was passed, CPS has been working to ensure compliance with SOPPA by securing protections for student data in our contracts with app developers. Recently, Google — the company that hosts our students’ official “@cps.edu” accounts — announced that they would block students from accessing apps that are not approved by their school district. As a result, CPS will be finalizing the list of apps that students will be able to access using their CPS accounts or on CPS-provided devices like Chromebooks.

Types of Apps
Currently, the apps that CPS students and staff are using are categorized as being “Approved for Use,” “In-Process” or “Unapproved”. Students and staff can browse the list of Approved and In-Process apps here. If an app is not on this list, it is considered Unapproved. The vast majority of apps in this category are Unapproved because they either have no or limited academic value, fewer than 500 users, or because the app developer is not willing to be compliant with legal requirements to protect student data.

Changes on October 31, 2023
Beginning on October 31, all Unapproved apps will be blocked for students. Students will not be able to log in to these apps with their CPS username or on a CPS-provided device.  We highly encourage students — and any staff who require students to log into a particular app for instructional purposes — to save any information or work they have stored on these apps before they lose access on October 31. We encourage students and staff to seek out approved alternatives to these apps. Staff will still be allowed to use Unapproved apps with their CPS accounts for instructional purposes as long as they do not require students to log into the apps. Students and staff will still be allowed to use these apps with a personal login on a personal device. 

Changes on January 1, 2024
From now until December 31, students and staff will still be able to access all apps that are labeled as “In-Process.” CPS is working hard to finalize contracts with these app developers, prioritizing apps that have the highest number of CPS users and provide the greatest academic value. Beginning on January 1, 2024, students will no longer be authorized to use any of the “In-Process” apps on a CPS device or with a CPS login. Before winter break, we highly encourage students to check the approval status of any apps that they use, and save any information or work they have stored on any “In-Process” app in case it is not approved by December 31. 

“In-Process” apps may still be approved after December 31 on a rolling basis, but this is not guaranteed. Therefore, we highly encourage students and staff to find approved alternatives to apps that are unapproved or are still in the process of being approved. 

Similar to the Unapproved apps, Staff will still be allowed to use In-Process apps with their CPS accounts for instructional purposes as long as they do not require students to log into the apps. Students and staff will still be allowed to use these apps with a personal login on a personal device. 

Safety is Our Top Priority
While this is an important step in ensuring CPS students’ data is protected, we realize that this change may inconvenience students and staff and impact classroom instruction. While we truly regret any negative impacts that this will have, please know that safety is our top priority, and we have an obligation to comply with the law and protect student data, identity, and privacy to the fullest extent possible. Thank you for your understanding and partnership.

- Chicago Public Schools

Estimadas familias y personal de las CPS: 

Las Escuelas Públicas de Chicago (CPS, según sus siglas en inglés) toman extremadamente en serio el deber de proteger la seguridad informática de sus estudiantes, y les escribimos hoy para informarles de unos cambios a la lista de aplicaciones (también conocidos como aplis o apps) que nuestros podrán utilizar con sus cuentas de las CPS. Los estudiantes podrán perder el acceso a información contenida en aplicaciones no aprobadas, por lo tanto les pedimos que lean este mensaje cuidadosa y enteramente.  

Trasfondo 
Como sabrán, el 2019 Illinois ratificó una versión actualizada de la Ley de Protección Personal Digital Estudiantil (SOPPA, según sus siglas en inglés), que protege la información personal de los estudiantes y evita que los estudiantes sean rastreados en línea y que sus datos sean vendidos a terceros no responsables. Desde que se ratificó esta ley, las CPS han estado trabajando para cumplir con la ley SOPPA, asegurando la protección de los datos estudiantiles  en nuestro contratos con los desarrolladores de aplicaciones. Recientemente, Google, la compañía que mantiene las cuentas oficiales de “@cps.edu”, anunció que bloquearía a los estudiantes que intenten acceder a aplicaciones no aprobadas por sus distritos escolares. Como resultado, las CPS finalizarán las listas de aplicaciones que los estudiantes podrán utilizar con sus cuentas de las CPS o en dispositivos proporcionados por las CPS como Chromebooks.  

Tipos de aplicaciones
Actualmente, las aplicaciones que utilizan los estudiantes y el personal de las CPS son categorizadas como “aprobadas”, “en proceso” o “no aprobadas”. Los estudiantes y el personal pueden ver la lista de aplicaciones aprobadas y en proceso aquí. Si una aplicación no está en esta lista, es considerada no aprobada. La gran mayoría de aplicaciones en esta categoría son no aprobadas porque tienen poco o nada de valor académico, tienen menos de 500 usuarios, o porque los desarrolladores de las aplicaciones no están dispuestos a seguir los requerimientos legales para proteger los datos estudiantiles.  

Cambios a partir del 31 de octubre de 2023
A partir del 31 de octubre, todas las aplicaciones no autorizadas serán bloqueadas a los estudiantes.  Los estudiantes no podrán conectarse a estas aplicaciones con sus nombres de usuarios de las CPS o en dispositivos proporcionados por las CPS. Exhortamos enfáticamente que los estudiantes —y cualquier miembro del personal que requiera que sus estudiantes se conecten a una apli particular para propósitos instruccionales— almacenen su información o trabajos que hayan almacenado en estas aplicaciones antes de perder su acceso el 31 de octubre. Exhortamos a los estudiantes y el personal que busquen alternativas autorizadas a estas aplicaciones. El personal todavía podrá utilizar aplicaciones no autorizadas para propósitos educativos, siempre y cuando estas no requieran que los estudiantes utilicen sus cuentas para conectarse. Los estudiantes y el personal todavía podrán utilizar estas aplicaciones con cuentas personales o dispositivos personales.  

Cambios a partir del 1 de enero de 2024
Desde ahora hasta el 31 de diciembre, los estudiantes y el personal todavía podrán acceder a todas las aplicaciones calificadas como “en proceso”. Las CPS están trabajando duro para finalizar contratos con estos desarrolladores de aplicaciones, dando prioridad a aquellas aplicaciones con la mayor cantidad de usuarios de las CPS o el mayor valor educativo. A partir del 1 de enero de 2024, los estudiantes no estarán autorizados para utilizar ninguna de las aplicaciones cuya aprobación esté en proceso en un dispositivo de las CPS o con una cuenta de las CPS. Exhortamos a todos los estudiantes a que, antes del receso de invierno, verifiquen el estatus de aprobación de cualquier aplicación que utilicen, y almacenar cualquier información o trabajo que tengan almacenados en cualquier aplicación cuya autorización está en proceso por si acaso esta no es aprobada antes del 31 de diciembre.  

Aún es posible que se autoricen aplicaciones en proceso antes del 31 de diciembre, pero esto no se garantiza. Por lo tanto, exhortamos a los estudiantes y el personal a que busquen alternativas autorizadas a las aplicaciones no aprobadas o que aún estén en el proceso de ser aprobadas. 

Como ocurre con las aplicaciones no aprobadas, el personal todavía podrá utilizar aplicaciones en proceso con sus cuentas de las CPS para propósitos instructivos, siempre y cuando no requieran que sus estudiantes se conecten a las aplicaciones. Los estudiantes y el personal todavía podrán utilizar estas aplicaciones con cuentas o dispositivos personales. 

La seguridad es nuestra primera prioridad
Aunque este es un paso importante para asegurar que los datos de los estudiantes de las CPS estén protegidos, sabemos que este cambio puede presentar inconvenientes a estudiantes y miembros del personal, además de impactar la instrucción en las aulas. Aunque sinceramente lamentamos cualquier impacto negativo que surja debido a este cambio, deseamos que por favor sepan que la seguridad es nuestra primera prioridad, y que tenemos la obligación de cumplir con la ley y proteger los datos, las identidades y la privacidad de nuestros estudiantes lo más posible. Muchas gracias por su comprensión y colaboración. 

- Escuelas Públicas de Chicago