Reminder: Save Your Data from In-Process Apps by December 31

Dear CPS Families,

We take our responsibility to protect our students’ digital information security extremely seriously, and we are writing today to remind you of upcoming changes to the list of approved applications (apps) our students will be able to access with their CPS accounts. As a reminder, students may lose access to information contained in unapproved apps, so please read this message carefully and in its entirety. You can read more about these changes that CPS is making to protect students’ digital privacy in the letter we shared with CPS families and staff on October 23.

The apps that CPS staff and students use are categorized as “approved for use,” “in-process” or “unapproved.” Students and staff can browse the list of approved and in-process apps here. If an app is not on this list, it is considered unapproved. As of October 31, all unapproved apps have been blocked for students, meaning students are not able to log in to these apps with their CPS username or on a CPS-provided device. 

Upcoming Changes on January 1, 2024

From now until December 31, students and staff will still be able to access all in-process apps. CPS is working hard to finalize contracts with these app developers and prioritizing apps that have the highest number of CPS users and provide the greatest academic value. Beginning on January 1, 2024, however, students will no longer be authorized to use any of the in-process apps on a CPS device or with a CPS login. Ahead of this deadline, we highly encourage students to check the approval status of any apps that they use, and save any information or work they have stored on any in-process app in case it is not approved before January 1. Students will still be allowed to use these apps with a personal login on a personal device.

In-process apps may still be approved after December 31 on a rolling basis, but this is not guaranteed. Therefore, we highly encourage students and staff to find approved alternatives to apps that are unapproved or are still in the process of being approved. 

We acknowledge that this process may cause inconvenience for some students and staff. However, this is an important and necessary step for the District to fulfill our obligation to protect students’ data. Thank you for your understanding and partnership.

Sincerely, 
Chicago Public Schools

Estimadas familias de las CPS: 

Asumimos nuestra responsabilidad de proteger la seguridad informática de sus estudiantes, y les escribimos hoy para recordarles de unos cambios a la lista de aplicaciones (también conocidos como aplis o apps) que nuestros estudiantes podrán utilizar con sus cuentas de las CPS. Como recordatorio, los estudiantes podrán perder el acceso a información contenida en aplicaciones no aprobadas, por lo tanto les pedimos que lean este mensaje cuidadosa y enteramente. Puede leer más sobre estos cambios que CPS está realizando para proteger la privacidad digital de los estudiantes en la carta que compartimos con las familias y el personal de CPS el 23 de octubre.

Las aplicaciones que utilizan los estudiantes y el personal de las CPS son categorizadas como “aprobadas”, “en proceso” o “no aprobadas”. Los estudiantes y el personal pueden ver la lista de aplicaciones aprobadas y en proceso aquí. Si una aplicación no está en esta lista, es considerada no aprobada. A partir del 31 de octubre, todas las aplicaciones no aprobadas han sido bloqueadas para los estudiantes, lo que significa que los estudiantes no pueden iniciar sesión en estas aplicaciones con su nombre de usuario de CPS o en un dispositivo proporcionado por CPS. 

Cambios a partir del 1 de enero de 2024

Desde ahora hasta el 31 de diciembre, los estudiantes y el personal todavía podrán acceder a todas las aplicaciones calificadas como “en proceso”. Las CPS están trabajando duro para finalizar contratos con estos desarrolladores de aplicaciones, dando prioridad a aquellas aplicaciones con la mayor cantidad de usuarios de las CPS o el mayor valor educativo. Sin embargo, a partir del 1 de enero de 2024, los estudiantes no estarán autorizados para utilizar ninguna de las aplicaciones cuya aprobación esté en proceso en un dispositivo de las CPS o con una cuenta de las CPS. Exhortamos a todos los estudiantes a que, antes de esta fecha límite, verifiquen el estatus de aprobación de cualquier aplicación que utilicen, y almacenar cualquier información o trabajo que tengan almacenados en cualquier aplicación cuya autorización está en proceso por si acaso esta no es aprobada antes del 31 de diciembre. Los estudiantes aún podrán usar estas aplicaciones con un inicio de sesión personal en un dispositivo personal.

Aún es posible que se autoricen aplicaciones en proceso antes del 31 de diciembre, pero esto no se garantiza. Por lo tanto, exhortamos a los estudiantes y el personal a que busquen alternativas autorizadas a las aplicaciones no aprobadas o que aún estén en el proceso de ser aprobadas. 

Reconocemos que este proceso puede causar inconvenientes a algunos estudiantes y personal. Sin embargo, este es un paso importante y necesario para que el distrito cumpla con nuestra obligación de proteger los datos de los estudiantes. Muchas gracias por su comprensión y colaboración.

Atentamente, 
Escuelas Públicas de Chicago